Panduan Get-More-Done-at-Work

Kita semua memiliki proyek atau tugas di pekerjaan kita yang tidak kita lakukan. Biasanya, kami menunda memulai proyek yang memiliki banyak bagian untuk diatur karena kami tidak tahu harus mulai dari mana. Tugas yang membosankan mudah ditunda; hal-hal yang membosankan tidak menarik perhatian kita. Proyek yang berada di luar zona nyaman kita mudah dihindari.

Alexia, koordinator acara yang melakukan hubungan keanggotaan untuk organisasi lobi profesional, datang kepada saya karena terlalu banyak semalaman. "Itu bukan masalah di usia 20-an dan 30-an," katanya, "tapi aku tidak bisa terus melakukan ini sekarang karena aku berusia 40-an."

Tugas Alexia beragam dan peka waktu, jadi ketika dia menunda memulai sesuatu yang “menakutkan” atau membosankan, dia harus bergegas pada menit terakhir untuk mengadakan acara bersama. Berikut adalah beberapa opsi yang kami kembangkan untuk memperlancar tugasnya di kantor:

> “Satu hal di atas meja pada suatu waktu” menjadi aturan pertama Alexia. Memulai terlalu banyak tugas tanpa menyelesaikan salah satu dari mereka membuatnya stres. Dan ketika dia merasa stres, dia kesulitan membuat keputusan, dan menghindari tugas yang sulit atau tidak menyenangkan. Dokumen ditempatkan di file riser di mejanya, sehingga ia hanya bisa mengambil satu folder pada satu waktu, mencegahnya dari melompat dari proyek ke proyek. Kami merampingkan layar komputernya juga: Dia hanya memiliki tiga folder di desktopnya: "Event To-Dos," "Keanggotaan To-Dos," dan "Tugas yang Aku Benci untuk Dilakukan."

> Kami mulai memprioritaskan tugas pada daftar yang harus dilakukan dan menerapkan strategi harian yang membantunya melakukannya. Alexia memilih tiga hal untuk dilakukan di pagi hari dan tiga hal untuk dilakukan di sore hari. Kami memutuskan bahwa setiap pagi salah satu dari tiga tugas harus datang dari folder "Tugas I Benci Lakukan". Dia menangani yang pertama, diikuti dengan tugas yang dia sukai, untuk memberinya insentif untuk menyelesaikan yang pertama dengan cepat.

[Unduh Gratis: 18 Cara Ramah-ADHD untuk Mendapatkan Hal-Hal yang Dilakukan]

> Kami menggunakan meditasi untuk membuatnya melalui melakukan tugas yang dia benci. Strategi melakukan tugas yang dia benci setiap pagi tidak berhasil untuk Alexia. Dua menit ke dalam tugas berat, dia mengganti persneling dan memilih tugas lain dari salah satu dari dua folder lainnya. Meskipun to-dos dalam kategori keanggotaan dan acara diselesaikan lebih cepat, daftar tugas yang dia benci terus bertambah. Kami memutuskan dia membutuhkan strategi tambahan untuk membantunya mengatasi perlawanannya. Kami mencoba musik latar belakang, headphone penghalang kebisingan, memeriksa dengan saya melalui telepon untuk pembicaraan singkat, dan memecah tugas menjadi bagian terkecil yang mungkin. Tidak ada yang berhasil.

Ketika saya bertanya kepada Alexia apa yang terjadi ketika dia membuka folder kebencian, dia berkata, “Saya tegang!” Ketika saya menyarankan agar dia bermeditasi. sebelum membuka folder, dia menjerit, "Saya tidak punya waktu untuk melakukan itu di tempat kerja!" Saya mengatakan kepadanya bahwa ini adalah respons semua orang untuk itu saran. Namun, mereka yang telah mencoba meditasi, menganggapnya bermanfaat.

Bersama-sama kami mencari video YouTube dan aplikasi meditasi yang menurut Alexia menenangkan. Butuh beberapa saat: Dia tidak menyukai beberapa suara pembawa acara atau menganggap musik itu terlalu baru. Meditasi yang dia lakukan memiliki lilin di layar ketika suara wanita yang lembut membimbingnya untuk fokus pada pernapasannya dan mengendurkan otot-ototnya. Tautan ke video menjadi hal keempat yang disimpannya di desktop.

Sekarang Alexia bermeditasi sebelum dia mulai bekerja untuk menangkal ketegangan, dan bermeditasi sebelum menangani tugas apa pun yang membuat dia stres. Setelah seminggu memulai harinya dengan meditasi, Alexia tidak banyak menunda-nunda, dan lebih mampu memutuskan tugas mana yang akan dia tangani pertama kali.

[Panduan Get-Things-Done untuk Orang yang Terlalu Banyak dan kelebihan beban]

"Alih-alih merasa seperti saya harus berjalan di jalan setiap pagi, saya menikmati hari saya," kata Alexia. “Ketika perasaan tenang itu mulai menghilang, saya terdiam, memejamkan mata, membayangkan sebuah lilin di depan saya, dan mengambil beberapa napas dalam yang lambat sebelum melanjutkan dengan apa yang saya lakukan. Ini mini-break saya. "

> Kami menyetujui tiga strategi tambahan untuk menangkal perilaku menghindarinya. 1) Dia mendapatkan perangkat lunak yang memblokir aksesnya ke Internet saat tugasnya tidak mengharuskan online. 2) Dia melembagakan check-in akhir minggu dengan bosnya untuk memberi tahu dia tentang kemajuan yang dia buat pada proyek saat ini. Pertanggungjawaban ini mendorongnya untuk tetap di jalur dan mulai cukup awal untuk memenuhi tenggat waktu. 3) Yang ketiga adalah membangun kebiasaan memeriksa daftar tugas dan kalendernya sepanjang hari untuk menghindari hal-hal yang lolos. Ketika pikiran untuk melihat kalender atau daftarnya mulai membuatnya tertekan, Alexia menarik video meditasinya, sehingga dia dapat mempermudah dirinya ke dalam proyek baru lebih awal, daripada menundanya.

Sangat mudah untuk menunda memulai tugas yang terasa luar biasa atau stres, tetapi meluangkan waktu untuk bermeditasi atau fokus pada pernapasan kita akan memberi kita motivasi. Ini adalah cara terbaik yang saya tahu untuk memudahkan dalam tugas-tugas yang saya tidak suka atau menakutkan untuk dilakukan.

[The Frustration Factor: Menangani To-Do List Dengan Ketenangan]

Diperbarui pada 14 Agustus 2018