Komunikasi di Tempat Kerja: Lembar Cheat ADHD

Sebarkan berita: Keterampilan komunikasi yang efektif sangat penting dalam karier apa pun. Terlepas dari fungsi industri atau pekerjaan, mengetahui cara menyampaikan pesan Anda akan membantu Anda mendapatkan hasil yang Anda inginkan.

Dari menulis email hingga menjalankan rapat, asah dengan efektif komunikasi tempat kerja dengan tips ini.

Cara Berkomunikasi Secara Efektif di Tempat Kerja

1. Apa Pesan Anda?

• Sebelum Anda berdiskusi atau bertemu, pikirkan. Siapa audiens Anda? Apa yang Anda ingin audiens Anda ambil? Apakah Anda ingin memperbarui audiens Anda tentang status proyek? Apakah Anda perlu memberi tahu mereka tentang perubahan atau masalah?
• Mengidentifikasi panggilan untuk bertindak. Anda ingin audiens Anda melakukan sesuatu dengan informasi yang Anda berikan. Kalau tidak, mengapa Anda berkomunikasi? Contoh kata dan frasa ajakan bertindak meliputi yang berikut: ulasan; memberikan masukan; menyetujui; membuat sebuah keputusan; rencana; dan buat.
• Apa yang perlu diketahui audiens Anda untuk menindaklanjuti ajakan bertindak Anda?
  instagram viewer
  Jika Anda bersalah atas diare verbal, rencanakan, perbaiki, dan latih pesan Anda. Hindari mengulang informasi yang sudah diketahui audiens Anda.
• Apa cara terbaik untuk mengomunikasikan pesan Anda? Pertemuan? Email? Panggilan telepon cepat?

2. Sampaikan Pesan

Kiat Menulis Email

Kejelasan dan keringkasan adalah kunci email yang efektif. Di era informasi yang berlebihan ini, orang tidak akan mencari pesan Anda.

• Tulis baris subjek yang jelas yang mencakup hal-hal berikut:
  • subjek
  • [CALL to ACTION], jika ada
  • batas waktu, jika ada
  • Berikut adalah contoh baris subjek: [PERMINTAAN KEPUTUSAN] Keputusan Pemasok Project ABC paling lambat Nov. 16, 14:00 ET
• Letakkan informasi secara ringkas di badan email.
  • Mulailah dengan ajakan untuk bertindak. Menulis, "Saya mengirimi Anda ini karena kami perlu membuat keputusan tentang [x] pada [waktu].”
  • Berikan informasi yang relevan saja. Tidak lebih dari lima kalimat adalah aturan praktis. Tentu saja, panjangnya akan tergantung pada materi pelajaran.
• Jadikan email Anda dapat dipindai.
  • Asumsikan pembaca akan membaca sekilas pesan Anda. Poin-poin membantu memandu pembaca dan mendorong keringkasan di pihak Anda.
  • Gunakan subjudul untuk mengelompokkan informasi.
  • Tandai, cetak tebal, dan/atau garis bawahi teks penting.
  • Gunakan spasi untuk memecah blok teks.
  • Jika berlaku, berikan opsi dan langkah selanjutnya dalam bentuk bernomor.

3. Jalankan Rapat yang Efektif

• Buat dan pilih kondisi terbaik untuk meningkatkan fokus.
  • Hilangkan semua kemungkinan gangguan. Hindari pertemuan di kafe yang ramai atau bahkan sudut kantor yang ramai, misalnya jika ada suara bising yang mengganggu Anda.
  • Rencanakan untuk bertemu saat Anda tenang dan waspada. Jangan bertemu selama bagian paling menegangkan dari hari Anda atau saat Anda lelah dan kehilangan fokus.
• Siapkan agenda waktunya untuk menjaga pertemuan di jalur dan bergerak maju.
  • Sertakan informasi latar belakang yang relevan dan bermanfaat dalam agenda Anda. Bawa dokumen pendukung jika perlu. Salin informasi peserta jika rapat besar.
• Rencanakan untuk membuat catatan.
  • Rekam sesi untuk referensi mudah. Anda dapat membuat transkrip dari file audio, meskipun banyak alat saat ini memungkinkan pembuatan transkripsi secara real time saat perekaman sedang berlangsung.

[Baca: Cara Bergaul dengan Kelompok Kerja]

• Pimpin rapat dengan ajakan untuk bertindak dan "mengapa".
  • Bersiaplah dengan daftar solusi potensial untuk mencapai ajakan bertindak.
• Rencanakan pertanyaan dan keberatan.
  • Harapkan kekhawatiran. Pikirkan resolusi secara proaktif. Pertimbangkan menarik lebih banyak data, menyediakan proyek yang diperbarui tenggat waktu, menangani tindakan yang diambil untuk menghindari masalah, dll.
  • Penasaran tentang perspektif dan motivasi orang lain. Dengarkan kata-kata mereka; jangan gunakan waktu bicara mereka untuk memikirkan tanggapan. Minta pembicara untuk membagikan contoh spesifik jika Anda membutuhkannya.
  • Beri diri Anda waktu untuk menjawab pertanyaan sulit. Jika Anda kesulitan mengeluarkan pikiran saat ini, katakan, “Itu poin yang bagus. Bolehkah saya punya waktu untuk memikirkan hal ini dan menghubungi Anda kembali?” Berhenti sebentar baik-baik saja; itu jauh lebih baik daripada memberikan tanggapan dan itu menunjukkan kepada orang lain bahwa Anda cukup peduli untuk mengembangkan jawaban yang menyeluruh.
  • Mengutip untuk menunjukkan kepada orang lain bahwa Anda memahami apa yang mereka katakan. Mengatakan, “Yang saya pahami dari apa yang Anda katakan adalah [x]. Apakah itu benar?"
• Rencanakan bagaimana Anda akan menghadapi emosi negatif.
  • Gunakan skrip untuk menjeda tindakan. Mengatakan, “Aku butuh waktu. Bisakah kita istirahat 5 menit agar kita bisa menenangkan diri?”
  • Lakukan latihan pernapasan sederhana. Bahkan menarik napas dalam-dalam beberapa kali saja sudah cukup untuk menghadirkan ketenangan.
  • Menyimpan daftar afirmasi positif untuk mengatakan pada diri sendiri saat ini. Mengatakan, “Saya fokus pada solusi daripada masalah.” Dan “Saya mengendalikan emosi saya. Saya memilih untuk menanggapi dengan anggun.”
• Rekam keputusan dan hasil. Nyatakan kembali langkah selanjutnya, tanggung jawab, tenggat waktu, dan informasi penting lainnya yang datang dari rapat Anda.

Komunikasi di Tempat Kerja dengan ADHD: Langkah Selanjutnya

• Download Gratis: 10 Aturan untuk Produktivitas Anti-ADHD di Tempat Kerja
• Membaca: Tempat Fokus, Kelelahan, dan Gelisah Bertemu
• Blog: “Apakah Saya Membagikan Secara Berlebihan dengan Memberitahu Rekan Kerja Baru Saya Bahwa Saya Biasanya Membagikan Berlebihan?”

Konten artikel ini sebagian diambil dari webinar ADDitude ADHD Experts berjudul, “GTD @ Bekerja dengan ADHD: Cara Menetapkan Harapan, Memenuhi Batas Waktu & Meningkatkan Produktivitas” [Video Replay & Podcast #431] dengan Linda Walker, PCC, yang disiarkan pada 15 November 2022.

---

MERAYAKAN 25 TAHUN TAMBAHAN
Sejak tahun 1998, ADDitude telah bekerja untuk memberikan pendidikan dan bimbingan ADHD melalui webinar, buletin, keterlibatan komunitas, dan majalah inovatifnya. Untuk mendukung misi ADDitude, tolong pertimbangkan untuk berlangganan. Jumlah pembaca dan dukungan Anda membantu mewujudkan konten dan jangkauan kami. Terima kasih.

• Facebook
• Twitter
• Instagram
• Pinterest