Pelatih Organisator yang Terhormat: Bagaimana Saya Bisa Tetap di Atas Semua Tumpukan Ini?

Q: "Apa cara terbaik untuk mengatur surat-surat dan tagihan?" —Boston Bu

Q: “Kami membutuhkan strategi untuk mengatur dan memproses semua jenis kertas. Tagihan, permintaan amal, dokumen asuransi, dokumen keuangan... " —Margo

Q: “Setiap minggu, setumpuk kertas dan barang-barang lain setinggi sekitar enam inci menumpuk di meja dapur saya. Saya seorang ibu empat anak yang sibuk dengan dua anjing, berada di sekolah pascasarjana, dan saya mengajar dalam program setelah sekolah satu hari dalam seminggu. Saya punya dua anak (9 & 13) dengan ADHD dan baru-baru ini didiagnosis sendiri. Saya melakukan banyak hal dengan benar seperti menyortir surat ke tempat sampah, segera membayar tagihan, dan mengedit serta memberikan semuanya. Saya menyimpan jurnal peluru, yang merupakan alat luar biasa untuk menjaga saya dan jadwal seluruh keluarga terorganisir. Jadi tentang tumpukan ini... Jika saya tidak menyimpannya pada akhir minggu, ia pindah ke lantai ruang tamu dan dari sana, jika tidak disimpan biasanya berakhir di sebuah tas yang didorong di suatu tempat ketika perusahaan datang. Kami adalah enam orang yang tinggal di 1.600 sq. ft. rumah yang terorganisir, tetapi penuh. Saya sudah mencoba penyortir, folio, kotak, keranjang - tidak ada yang berhasil menjinakkan tumpukan. Mengerikan harus menemukan sesuatu dan tidak tahu di mana itu. Harus ada cara yang lebih baik. "

—Bklynebeth

Q: “Saya membutuhkan sistem yang baik untuk menangani (1) dokumen (2) daftar tugas dan (3) jadwal harian dan mingguan untuk saya dan anak-anak saya.” —SDTwinMom

---

Hai Boston Mom, Margo, Bklynebeth, dan SDTwinMom:

Ah, itu dokumen yang menakutkan. Itu tidak berhenti menumpuk, kan? Rasanya seperti Anda membutuhkan pelampung hanya agar tidak tenggelam. Tunggu sebentar! Saya di sini untuk menyelamatkan Anda.

Kunci untuk tetap di atas dokumen adalah untuk menciptakan sistem yang mudah dan efisien yang bekerja untuk otak dengan gangguan defisit perhatian (ADHD atau ADD). Bagaimana Anda tahu apa yang berhasil? Mulailah dengan bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apakah saya filer atau piler?
• Revealer atau concealer?
• Apakah saya perlu melihat hal-hal untuk mengingat keberadaannya?
• Apakah saya suka hal-hal berkode warna?
• Di mana saya memiliki ruang yang cukup untuk menyimpan file dan kertas?
• Apakah orang lain memerlukan akses ke makalah ini?

[Unduh Gratis: 22 Strategi Penghilang Kekacauan]

Dengan mengajukan pertanyaan ini, sistem secara alami akan terbentuk. Dan metode terbaik adalah metode yang dapat Anda atur, pertahankan, dan akses dengan nyaman. Berikut adalah beberapa strategi untuk memulai semuanya:

1. Pikirkan Masa Lalu / Sekarang / Masa Depan saat mengatur dan mengisi kertas.

• PAST mewakili kertas yang perlu Anda simpan tetapi tidak perlu diakses secara teratur. Pikirkan pajak, polis asuransi, dokumen asuransi kesehatan lama. Ini dapat disimpan di lemari arsip, kotak atau bahkan binder, dan ditempatkan di penyimpanan.
• PRESENT adalah apa yang Anda butuhkan dan gunakan SEKARANG. Tagihan saat ini, info medis, rencana perjalanan akan termasuk dalam kategori ini. Barang-barang ini harus berada di "real estat utama" Anda. File-file desktop di meja kantor rumah Anda, keranjang di meja dapur Anda, atau bahkan kereta dorong yang dapat Anda pindahkan dari satu kamar ke kamar lainnya.
• MASA DEPAN terdiri dari makalah yang pada akhirnya akan Anda akses tetapi tidak sekarang (rencana perjalanan di masa depan, rencana renovasi rumah, dll.). Simpan barang-barang di tempat yang mudah diakses. Saya suka membuat pengikat dengan lengan plastik bening untuk menahan bahan masa depan saya.

2. Gunakan wilayah udara Anda.
Ini benar-benar cara favorit saya untuk mengatur makalah. Gantung tempat majalah atau kawatkan file di dinding untuk mengatur surat dan dokumen lainnya secara efisien. Menggunakan wilayah udara Anda membantu menjaga agar kertas-kertas penting tetap terlihat dan selalu diingat. Beri label pada file yang digantung untuk membuat organisasi cepat dan sederhana. Atau gunakan ruang dinding Anda untuk membuat pusat pesan. Gunakan papan magnetik, sumbat gabus, papan penghapus kering, untuk memegang kertas yang perlu Anda akses dengan cepat, simpan daftar yang harus dilakukan, dan jadwal keluarga yang mudah diakses.

[Swa-Uji: Apakah Kekacauan dan Disorganisasi Anda Tidak Terkendali?]

3. Jika ragu, buang saja.
Saya sedikit berhati dingin dalam hal ini. Tetapi sebelum APA PUN kertas masuk ke rumah saya, kertas itu disortir di atas tempat sampah daur ulang atau mesin penghancur kertas. Sebagian besar kertas bukan milik pribadi jadi jangan perlakukan seperti itu. Lakukan pemotongan keras dan singkirkan apa yang tidak Anda butuhkan sebelum menghabiskan ruang di rumah Anda.

4. Pergi tanpa kertas sebanyak yang Anda bisa.
Bayar tagihan Anda secara online, pindai tanda terima, dan daftar untuk program aplikasi seluler yang akan menyimpan semua catatan medis Anda. Buat folder di komputer Anda dengan cara yang sama Anda lakukan pada lemari arsip Anda. Pokoknya Anda bisa berpikir untuk mengurangi kertas yang masuk akan menghilangkan stres dan kewalahan.

5. Satu masuk, satu keluar.
Aturan ini berlaku untuk SEMUA yang kami miliki (ya, bahkan kertas), terutama jika kami tinggal di ruang kecil. Blylynebeth, Anda menyebutkan tumpukan detail barang-barang yang pergi dari dapur Anda ke ruang tamu ke kantong kertas. Seorang wanita bijak pernah berkata bahwa kekacauan adalah penundaan pengambilan keputusan. Saya suka mengambil satu langkah lebih jauh dan bertanya apakah Anda memiliki ruang untuk semua yang ingin Anda simpan? Dan jika demikian, apakah semuanya memiliki rumah khusus sehingga Anda tahu ke mana semuanya pergi? Setelah kami menentukan rumah untuk semua barang kami, menjaga sistem pengorganisasian kami secara alami mengikuti.

[Editor Additude Bagikan: Produk yang Kami Cintai!]

* BOSTONMOM, Anda juga bertanya tentang ide untuk membuat sistem pekerjaan rumah untuk siswa kelas 5 Anda. Lihatlah kolom yang saya tulis tentang topik yang tepat ini sini. Dan jika Anda menginginkan lebih banyak info, kunjungi situs web saya di orderoochaos.com.

---

Guru organisasi Leslie Josel, dari Order Out of Chaos, akan menjawab pertanyaan dari ADDitude pembaca tentang segala hal mulai dari kekacauan kertas hingga kamar tidur zona bencana dan dari menguasai daftar hal yang harus dilakukan hingga tiba tepat waktu setiap waktu.

Kirim pertanyaan Anda di sini!

Diperbarui pada 20 September 2018