Bills, Bills, Bills: Cara Mengalahkan Kekacauan Kertas Anda

Seperti banyak klien saya dengan attention deficit hyperactivity disorder (ADHD), Sheila sepertinya tidak bisa mengatur diri dan mengikutinya kertas berantakan di rumah dan di tempat kerja.

OK, itu dengan halus; apartemennya adalah sebuah kotak raksasa, penuh dengan surat, artikel, tagihan, dan kwitansi.

"Ini masalahnya," kata Sheila. "Jika saya klip artikel majalah yang menarik - dan mereka semua menarik bagi saya - atau mendapatkan permintaan kartu kredit yang menggoda, ada di sini untuk tinggal. Saya tidak bisa segera menindaklanjutinya, jadi saya mengesampingkannya, sehingga saya akan memilikinya ketika saya mencari tahu apa yang harus dilakukan dengannya. "

Setiap bulan, rata-rata rumah tangga A.S. menerima 80 buah surat sampah, tiga majalah, enam katalog, dan 10 permohonan kartu kredit. Dan itu hanya surat siput. Ketika Anda menambahkan kwitansi, artikel yang dipotong dari majalah, dan slip ATM, tidak mengherankan bahwa tumpukan kertas sama lazimnya di rumah kita dengan perabot (dan terkadang adalah perabotan).

Barbara Hemphill, seorang dewasa dengan ADHD dan penulis Menjinakkan Macan Kertas, meringkas masalahnya dengan cara ini: “Tumpukan mewakili keputusan yang tidak dibuat. Sulit untuk fokus cukup lama untuk membuat keputusan tentang setiap kertas. Dan jika dokumen perlu diajukan, seseorang dengan ADHD dapat memikirkan 17 cara berbeda untuk mengajukannya. Lalu ada fakta bahwa mengelola kertas itu membosankan. Pikiran kita mengembara dari tugas. "

[Serangan Tumpukan Kertas!]

Mungkin anak-anak anak-anak kita akan memiliki bahan bacaan mereka disimpan dalam komputer nano berukuran tombol pusar. Untuk saat ini, kami terjebak dengan kertas.

Dokumen Mewakili Tindakan

Apa solusi untuk masalah kertas Anda? Berhentilah memperlakukan setiap kertas di rumah Anda sebagai sesuatu yang tidak bernyawa. Sebaliknya, lihat masing-masing sebagai tindakan yang harus diambil.

Katakanlah Anda menggali dari bawah tumpukan kertas. Urutkan semuanya menjadi tiga kategori. Makalah “Lempar” dibuang. "File" kertas diajukan. Makalah yang membutuhkan tindakan lebih bernuansa masuk ke tumpukan "Aksi" Anda; Saya berbicara tentang apa pun yang mengharuskan panggilan telepon atau email, yang harus diberikan kepada seseorang selain itu, yang membutuhkan pengiriman faks, yang membutuhkan tanda tangan, yang berkaitan dengan proyek yang sedang berlangsung, dan sebagainya.

Sortir dengan cepat, dan jangan sedih atas keputusan Anda. Mintalah seorang teman atau anggota keluarga untuk menjadi "tubuh ganda" Anda, yang bekerja bersama Anda dan mencerminkan tindakan Anda. Atau, seperti Sheila, Anda dapat menyewa penyelenggara profesional.

Baru-baru ini, saya menghabiskan empat jam membantu Sheila menyortir kertas-kertasnya. Dia tidak kesulitan mencari tahu kertas mana yang Toss, File, atau Action. Satu-satunya tantangan adalah mencari tahu apa yang harus dilakukan dengan surat-surat yang berakhir di tumpukan Action. Ya, seperti yang saya katakan pada Sheila, saya juga punya sistem untuk itu. Ini disebut Paper-Action-Next Encounter, atau PANEC.

[Unduh Gratis: 22 Strategi Penghilang Kekacauan untuk Orang Dewasa dengan ADHD]

Menangani Tumpukan “Aksi” Anda

Gagasan PANEC adalah untuk mengambil setiap kertas di tumpukan Action dan menulis di atasnya tindakan selanjutnya yang diperlukan. Bukan tindakan terakhir, pikiran Anda, atau semua tindakan yang harus diambil. Hanya tindakan selanjutnya, dijelaskan dengan kata-kata dan frase yang menarik perhatian. Pindahkan setiap dokumen Tindakan yang beranotasi ke tempat yang menurut Anda akan meminta Anda untuk benar-benar menyelesaikan tindakan.

Seperti kebanyakan klien saya, Sheila langsung mendapatkan PANEC. Pada sebuah halaman yang dirobek dari katalog, dia menulis "Pesan sebelum 1 Juni." Pada tawaran kartu kredit, dia menulis "Terapkan atau Mati." Dia meletakkan kedua kertas di mejanya, karena di situlah dia mengurus keuangan kegiatan. Kupon belanjaan? Dia menempelkannya ke kulkas. Dia menulis "Give to Bobby." Pada sebuah artikel tentang mobil hybrid, dan kemudian memasukkannya ke sneaker putranya (satu-satunya tempat yang dia yakin akan melihatnya). Dan dia merekam aplikasi yang dia butuhkan untuk melengkapi cermin kamar mandinya, jadi dia akan melihatnya setiap pagi sampai selesai.

Sheila mengambil sekitar 20 makalah Aksi sekaligus dan mendistribusikannya di sekitar rumah ke lokasi Pertemuan Berikutnya mereka. Dia mengatakan itu membuat prosesnya tidak terlalu monoton, dan membantunya menghilangkan energi terpendam. Anda mungkin lebih suka melakukan hal-hal yang sedikit berbeda. Tidak apa-apa, selama Anda tetap dengan ide dasar.

PANEC bekerja untuk orang dengan ADHD karena mengurangi ketidakpastian tentang apa yang harus dilakukan dengan masing-masing kertas. Semuanya bisa Toss, File, atau Action. Pastikan untuk tidak menggilir kertas tanpa henti. Jika Anda memindahkan dokumen lebih dari dua kali, frasa ajakan bertindak Anda mungkin tidak cukup spesifik - atau mungkin Anda memerlukan lebih banyak informasi untuk memutuskan tindakan apa yang akan diambil.

Bergantung pada berapa banyak kertas yang Anda miliki, menggali mungkin memerlukan satu pagi atau beberapa hari. Setelah sistem penanganan kertas Anda ada di tempat, Anda dapat menjaga kekacauan kertas seminimal mungkin. Lega sekali!

[Kantor Bersih dalam 120 Menit (atau Lebih Sedikit!)]

---

Dapatkan Terorganisir: Pengarsipan "Emosional"

Masukkan selembar kertas ke dalam folder, tulis nama di tab, dan letakkan di tempat yang tidak terlihat? Hadapi itu, pengarsipan sangat membosankan sehingga Anda mungkin akan melakukan hampir apa saja untuk menghindarinya. Saat Anda melakukan sesuatu, Anda mungkin akan kesulitan mengambilnya nanti. Apakah Anda mengajukan judul ke mobil Anda di bawah Mobil? Mobil? Ford Taurus? Sungguh mimpi buruk!

Lebih baik membiarkan sistem pengarsipan Anda mencerminkan bagaimana Anda mengingat sesuatu. “Saya tidak pernah lupa bahwa catatan imunisasi anak-anak saya diajukan di bawah‘ SHOTS, ’kata klien saya, Marcia. "Saya dulu menempatkan mereka di bawah 'KESEHATAN' atau nama setiap anak, tetapi 'SHOTS' mengatakan itu semua." Dia mengajukan judul ke mobilnya yang cenderung rusak di bawah "LEMON."

Anda juga dapat mencoba menggunakan Perangkat lunak Paper Tiger. Ini memungkinkan Anda membuat beberapa kata kunci untuk setiap file, jadi tidak perlu mengingat satu kata tertentu.

Apa pun sistem pengarsipan yang Anda gunakan, jangan menjadi "infomaniac." Berikan batasan pada apa yang Anda simpan.

Diperbarui pada 8 Maret 2019