Cara Menjinakkan Kantor yang Berantakan

Adalah penting bahwa Anda masing-masing menyadari bahwa pengorganisasian adalah suatu proses, dan itu benar-benar tidak pernah 'dilakukan'. Anda dapat membuat sistem yang bekerja untuk Anda sekarang, tetapi saya dapat menjamin Anda bahwa sistem harus di-tweak secara berkala untuk terus bekerja.

Selain itu, sangat penting bagi Anda untuk berbicara satu sama lain dan menyepakati seperti apa bentuk kantornya - definisi Anda tentang organisasi tidak diragukan lagi berbeda dengan miliknya. Juga buat 'deskripsi pekerjaan' - berkomitmen satu sama lain bagaimana Anda masing-masing akan bekerja untuk mendapatkan dan menjaga kantor tetap terorganisir. "Saya akan mengajukan untuk Anda jika Anda meletakkan semua yang perlu diajukan di satu tempat" "Saya akan menjaga area ini tetap jelas jika Anda menjaga area itu tetap jelas"

Meskipun Anda mungkin tidak memahami pekerjaannya dengan cukup baik untuk mengatur bagian dan bagian teknologinya, Anda dapat membuat sistem pengarsipan untuk buku dan makalahnya. Bergantung pada jumlah buku yang dimilikinya, salah satu opsi dapat dengan mewarnai kode buku dan rak buku.

Kategorikan buku menurut subjek dan berikan warna pada sebuah kategori. Beli titik-titik berwarna kecil di toko peralatan kantor mana pun, letakkan titik di punggung buku dan letakkan titik warna yang sama di rak rak buku yang sesuai. Maka itu hanya masalah pencocokan warna untuk mendapatkan buku-buku di rak yang tepat. Misalnya, semua buku XXX akan memiliki titik biru dan berada di rak biru rak buku.

Menggunakan sistem ini tidak hanya membuatnya mudah untuk menyingkirkan buku-buku yang saat ini ia miliki, tetapi juga memberitahu dia di mana harus meletakkan buku-buku baru yang ia beli. Pastikan untuk membuat dan memposting legenda sehingga Anda tahu warna mana yang sama dengan kategori mana dan Anda tidak harus mengingatnya.

Untuk makalah kantornya, mulailah dengan dua kategori sederhana, Aksi dan Referensi. Buat area untuk Referensi yang Akan Diajukan: baki, nampan, kotak, tutup kotak, keranjang, dll. sehingga dia dapat menjatuhkan kertas-kertas yang perlu dimasukkan ke dalam wadah itu dan Anda dapat mengajukannya untuknya. Anda mungkin harus bekerja sama di awal untuk membuat Referencefiles, terutama jika Anda tidak memahami karyanya. Pastikan untuk memulai dengan kategori luas sebagai nama file tetapi menjauhlah dari Miscellaneous, Referensi, dll.

Juga ingat untuk membuat kategori berdasarkan bagaimana informasi akan digunakan dan bukan dari mana asalnya. Nama file seperti ‘Email’, ‘Situs Web’, dan ‘Artikel’ tidak berguna; mereka tidak memberi tahu Anda apa yang ada di file, mereka hanya memberi tahu Anda dari mana informasi itu berasal. File Action-nya harus disimpan dekat dengannya sehingga mudah diakses saat ia bekerja.

Jika dia tidak punya laci di mejanya sehingga dia bisa meletakkan file-file itu, belilah lemari kecil itu dia bisa tetap dekat dengan mejanya atau membelikannya penyortir desktop sehingga dia bisa menyimpan file saat ini di mejanya. Jika proyeknya tidak meminjamkan diri ke file, Anda dapat melihat penyortir literatur, yang merupakan serangkaian 'cubbies', sehingga ia dapat dengan nyaman dan rapi menyimpan proyeknya di. Mereka datang dalam berbagai ukuran dan dapat dengan mudah ditemukan di toko peralatan kantor dan katalog.

Diperbarui pada 18 Juni 2009