Jadilah Bosnya: 9 Strategi Hemat Sanitas untuk Eksekutif ADHD

Ami adalah manajer pengembangan bisnis untuk lembaga keuangan. Dia mengelola 30 orang di lokasi cabang di tiga kota. Jadwal hariannya terdiri dari banyak pertemuan dengan klien, dan menerima panggilan individu dan konferensi dengan staf yang melapor kepadanya. Kotak masuk e-mailnya selalu penuh, terutama karena terlalu lama untuk menulis balasan. Dia kesulitan menyelesaikan laporan tepat waktu. Ami menekankan pada ulasan kinerja karena dia benci memberikan umpan balik negatif kepada karyawan.

Jim adalah manajer proyek di sebuah perusahaan konstruksi besar. Dia mengoordinasikan banyak proyek dan mengelola puluhan orang. Setengah dari hari kerjanya terdiri dari pertemuan perencanaan, setengah lainnya menemukan dia dibombardir dengan panggilan telepon dan email yang membutuhkan perhatiannya. Kantornya berantakan, yang membuatnya lebih sulit untuk melacak semua dokumen, catatan, dan tugas yang harus diselesaikan. Meskipun bekerja berjam-jam dan pulang kerja di akhir pekan, ia tidak bisa menyusul.

Jim dan Ami adalah eksekutif sukses yang pandai dalam pekerjaan mereka. Mereka punya ADHD. Mereka hampir tidak sendirian. Ada ribuan orang dewasa dengan ADHD di posisi eksekutif dan manajerial di setiap profesi. Tantangan bagi Ami dan Jim, dan banyak lainnya dalam posisi mereka, adalah belajar mengelola ADHD mereka dengan baik, sehingga pekerjaan mereka tidak terlalu stres dan melelahkan. Berikut adalah beberapa strategi yang menurut mereka sangat membantu.

1. Tulis Deskripsi Pekerjaan Anda Sendiri

Sebagian besar karyawan memiliki pekerjaan yang jelas dengan tujuan spesifik dan rutinitas terstruktur. Ini biasanya tidak demikian halnya dengan posisi eksekutif, di mana harapan dan tanggung jawab secara longgar didefinisikan dan terbuka. Jika seseorang belum memberi Anda deskripsi pekerjaan yang jelas dan terstruktur, tulis sendiri.

Apa tanggung jawab paling penting dari pekerjaan Anda? Berapa banyak waktu yang Anda butuhkan untuk mencurahkan semuanya? Kapan Anda mengalokasikan waktu untuk tugas-tugas prioritas ini dalam jadwal Anda, dan bagaimana Anda menyeimbangkan jadwal Anda untuk memastikan bahwa tugas-tugas prioritas diselesaikan? Apa tujuan kinerja spesifik yang Anda perjuangkan, dan bagaimana Anda secara konsisten memantau dan menilai kemajuan Anda?

Seorang eksekutif yang tidak terstruktur cenderung ada di mana-mana, terganggu oleh hal-hal kecil dan buang-buang waktu. Bahaya tambahan adalah bahwa, tanpa harapan realistis dan batasan sehat, pekerjaan seorang eksekutif dapat dengan mudah mengambil alih hidupnya. Itu, seperti yang ditemukan Jim, adalah resep untuk kelelahan.

2. Jadikan Perencanaan Prioritas Utama Anda

Luangkan waktu untuk merencanakan, jangka panjang dan jangka pendek, dan pikirkan baik-baik, apa, dan kapan suatu proyek. Masalah bagi banyak eksekutif dengan ADHD adalah mereka terjebak dalam memadamkan api, dan tidak meluangkan waktu untuk melihat ke depan dan merencanakan secara efektif. Hasil jangka panjang seringkali merupakan bencana.

Jim belajar bahwa semakin efektif dia dalam merencanakan, semakin sedikit kebakaran yang harus dia padamkan. “Tugas saya yang paling penting sebagai seorang eksekutif bukanlah untuk memadamkan api, tetapi untuk mencegah agar api tidak menyala.” Dasar jangka pendek tugas-tugas, seperti pertemuan, dijadwalkan dalam perencananya, dengan pemberitahuan dan pengingat dikirim kepada peserta oleh kantornya asisten. Proyek jangka panjang dan lebih kompleks direncanakan secara rinci dengan bantuan program perangkat lunak manajemen proyek, seperti Microsoft Project.

3. Minimalkan Gangguan

Semakin terganggu seseorang, dan semakin banyak detail yang perlu dia tangani, semakin besar kebutuhan akan lingkungan kerja yang terorganisir. Jadikan itu sebagai misi berkelanjutan untuk menghilangkan dan mengurangi gangguan di meja Anda dan di kantor Anda.

Bagi Ami, masalah terbesar adalah membanjirnya email. Setiap kali dia berhenti untuk membaca satu, dia menjelaskan, "Saya memiliki waktu yang mengerikan untuk kembali ke jalurnya." Solusinya adalah memberi dirinya mendedikasikan waktu email untuk membaca dan membalas email, dan mengabaikannya ketika dia perlu fokus pada jadwal lain tugas.

Masalahnya bagi Jim adalah mejanya menghadap dinding kaca, yang menghadap ke kompleks kantor yang lebih besar. Solusinya adalah membalikkan mejanya, sehingga menghadap ke dinding yang buram.

Delegasi eksekutif yang efisien; yang tidak efisien tidak. Mendelegasikan dengan baik mengharuskan Anda mengetahui dengan jelas tugas mana yang harus didelegasikan, dan mana yang tidak. Delegasikan tugas yang dapat dilakukan seseorang seperti Anda, untuk meluangkan waktu dan energi untuk tugas yang membutuhkan keahlian Anda sendiri. Peka dalam tidak mendelegasikan tugas yang tidak dapat dikelola oleh karyawan, dan menerima umpan balik yang jujur ​​jika situasi tersebut muncul.

Mendelegasikan dengan baik membutuhkan kesombongan Anda. Jim tidak ingin mendelegasikan karena "Saya tidak ingin terlihat seperti saya lalai." Ini adalah kasus bekerja lebih keras tetapi bodoh. Jim membuang kebiasaan ini.

4. Pelajari Kapan Mengatakan "Tidak"

Ada dua alasan utama mengapa banyak eksekutif kewalahan oleh pekerjaan mereka. Mereka mungkin tidak efisien, dalam hal ini solusinya adalah meningkatkan produktivitas melalui strategi koping seperti yang disebutkan di sini. Alasan kedua untuk merasa kewalahan adalah karena terlalu banyak bekerja. Satu-satunya solusi untuk menjadi terlalu berkomitmen adalah mengurangi beban kerja Anda. Jika mengurangi beban kerja yang tidak terkelola bukanlah suatu pilihan - misalnya, jika manajemen yang lebih tinggi tidak setuju - solusi jangka panjangnya adalah dengan cari pekerjaan lain.

Eksekutif yang efektif harus selalu menyadari apa yang bisa dilakukan atau tidak bisa dilakukan, dan membuat komitmen atau menolak permintaan yang sesuai. Satu masalah yang berulang untuk Ami adalah bahwa bosnya akan memintanya untuk menangani masalah tanpa mempertimbangkan proyek saat ini di mejanya. Dia perlu, dan akhirnya melakukannya, menjadi tegas dan memberi tahu bosnya, "Saya bisa mengurus ini, atau saya bisa mengatasinya, tetapi saya tidak bisa melakukan keduanya."

Masalah lain adalah terlalu banyak permintaan dari orang-orang yang melapor kepadanya untuk menjadwal ulang pertemuan telepon atau acara yang direncanakan lainnya. Ini membuat jadwalnya sendiri kacau, dan dia harus menolak permintaan semacam itu.

5. Jadilah Baik, Tidak Sempurna

Setelah Anda meninjau, memprioritaskan, dan merencanakan hari Anda, berikan upaya terbaik Anda untuk menyelesaikan tugas dalam batas waktu yang Anda alokasikan untuk mereka. Ami memiliki kecenderungan untuk tersesat dalam detail kecil, dan mengeluh, "Saya selalu berusaha mengatur kembali informasi" untuk membuat laporan atau email sempurna. Nya perfeksionis, ditambah dengan distraktibilitasnya, memperlambat produktivitasnya hingga kecepatan molase. Hanya dengan memaksa dirinya untuk berhenti sesuai jadwal - dengan membunyikan alarm untuk memperingatkannya bahwa dia punya 10 menit tersisa dan kemudian berhenti dari tugas ketika waktu sudah habis - bahwa dia bisa tetap di atas yang berat beban kerja.

6. Buat Rapat Singkat dan Fokus

Baik Anda menjalankan rapat internal atau eksternal, selalu siapkan agenda singkat dan patuhi itu. Ini tidak hanya membantu Anda mengatur informasi, tetapi juga menghemat waktu semua orang. Pertahankan rapat tetap fokus dan pada topik, dan arahkan kembali pembicaraan ke agenda ketika orang lain (atau Anda!) Keluar jalur.

7. Jangan Berduka Atas Ulasan Kinerja

Banyak orang dengan ADHD adalah orang yang senang, dan peka terhadap ketidaknyamanan atau rasa sakit orang lain. Ketidaknyamanan Ami dengan ulasan kinerja datang dari kekhawatirannya itu menerima kritik yang membangun membuat sebagian orang merasa tidak nyaman. Dia berhenti menunda-nunda ketika dia memikirkan kembali tinjauan kinerja sebagai kesempatan mengajar, bukan konfrontasi. Evaluasi menjadi kesempatan untuk memberi tahu karyawannya cara menjadi lebih efektif dalam pekerjaan mereka.

8. Bakar dirimu sendiri

Saat Anda tergoda untuk bekerja melalui makan siang, jangan. Mempertahankan kadar gula darah yang sehat sangat penting untuk perhatian dan konsentrasi. Selain nutrisi, waktu istirahat singkat yang disediakan istirahat makan siang membantu mencegah kelelahan mental di sore hari.

9. Jadwalkan Tugas Rutin

Tugas-tugas duniawi sering dihindari atau dilupakan kecuali jika itu menjadi kebiasaan. Rutinitas tanggung jawab yang berkelanjutan dengan menerapkan prosedur yang Anda ikuti pada jadwal yang ditetapkan. Ubah slip pengeluaran selambat-lambatnya setiap hari Jumat. Minta asisten kantor Anda untuk mengingatkan Anda jika Anda lupa atau menunda-nunda. Perubahan ini membantu Jim dan Ami tetap di atas segalanya.

Diperbarui pada 16 Desember 2019